Tomáš Novák
Vzhledem k tomu, že vám na krk dýchá více klientů, kampaně vyžadující neustálou pozornost a termíny se množí jako požár, potřebují marketingoví profesionálové spolehlivý nástroj, který zefektivní jejich pracovní postupy, pomůže jim spolupracovat a udržet si v nich pořádek.
Zde přichází na řadu software pro řízení projektů.
Tento článek má dva cíle: ukázat vám, jak může software pro řízení projektů pomoci vaší agentuře, a pomoci vám najít správné řešení řízení projektů.
Pojďme se ponořit!
Význam softwaru pro řízení projektů pro vaši marketingovou agenturu
Pokud jste marketingový profesionál, nemusím vám říkat, že spolupráce, komunikace a organizace jsou zásadní pro úspěšné projektové řízení.
Musíte pracovat se členy týmu, klienty a zainteresovanými stranami, abyste byli všichni na stejné stránce, dokončili úkoly včas a v rámci rozpočtu a zajistili, že kvalita vaší práce splňuje nebo překračuje očekávání.
Jak se ale vyhnout nástrahám, které mohou vykolejit vaše projekty, jako je špatná komunikace, zmatek, zpoždění, chyby, plížení rozsahu a nespokojení klienti? Se softwarem pro řízení projektů.
S funkcemi jako:
- Seznamy úkolů a nástěnky Kanban
- Ganttovy diagramy a kalendáře
- Reporting a analytika
- Sledování času a fakturace
Software pro řízení projektů vám může pomoci:
- Zlepšit týmovou spolupráci s centralizovanou komunikací a sdílením souborů
- Zaveďte strukturu do pracovních postupů pomocí projektových plánů, seznamů úkolů a automatizace procesů
- Zvyšte efektivitu pomocí funkcí, jako je sledování času a připomenutí
- Umožněte lepší alokaci zdrojů mezi klienty a kampaněmi
- Pomozte týmům dodržet termíny a závazky prostřednictvím organizace a plánování
- Usnadněte otevřenou komunikaci a transparentnost s klienty
- Strategicky upřednostňujte projekty
- Zvyšte produktivitu tím, že udržíte všechny organizované a na správné cestě
Nalezení dokonalé platformy pro řízení projektů může být problém s tolika možnostmi, ze kterých si můžete vybrat. Jakmile však najdete správný nástroj, výrazně zlepší organizaci, efektivitu a viditelnost vašeho týmu.
Top 6 softwaru pro řízení projektů pro agentury
S desítkami možností softwaru pro řízení projektů na trhu se výběr správného řešení pro vaši marketingovou agenturu může zdát jako nemožný úkol. Abychom vám pomohli učinit informované rozhodnutí, prozkoumáme funkce, výhody a nevýhody špičkových softwarových řešení.
Ať už upřednostňujete robustní správu úloh, jednoduchou spolupráci nebo snadno použitelná uživatelská rozhraní, toto srovnání vám pomůže začít správným směrem. Poté si projdeme tipy, jak sladit vaše potřeby s funkcemi jednotlivých platforem.
1. Ásana
Asana je flexibilní řešení projektového řízení navržené tak, aby pomáhalo týmům sledovat úkoly, termíny a cíle napříč více projekty. S Asanou mohou marketingové týmy vytvářet vlastní pracovní postupy, spolupracovat prostřednictvím konverzačních vláken a získat přehled o průběhu kampaně prostřednictvím řídicích panelů, přehledů a přizpůsobitelných zobrazení. Intuitivní rozhraní Asana usnadňuje obchodníkům rychlé uvedení do provozu.
Klady:
- Nabízí robustní rozhraní ve stylu kanbanu.
- Integruje se s více než 200 dalšími nástroji.
- Poskytuje široký výběr zobrazení projektu, včetně seznamu, tabule, kalendáře a časové osy.
- Flexibilní a přizpůsobitelné různým metodologiím řízení a velikostem podniků.
Nevýhody:
- Některým uživatelům může platforma zpočátku připadat ohromující kvůli velkému množství funkcí a nastavení.
- Nemá nástroje pro správu zdrojů, rozpočtování a sledování výdajů.
- Má strmou křivku učení ve srovnání s jinými nástroji pro řízení projektů.
- Chybí funkce sledování času.
2. Wrike
Wrike je robustní platforma pro řízení projektů pro marketingové týmy spravující složité projekty a pracovní postupy. Mezi klíčové funkce patří Ganttovy diagramy, správa pracovní zátěže, zákaznické zprávy a sledování času. Wrike poskytuje pokročilé funkce pro alokaci zdrojů, mapování projektů a vizualizaci časových os kampaní. Rozsáhlá sada funkcí přichází se strmější křivkou učení.
Klady:
- Zahrnuje automatizované pracovní postupy a řídicí panely v reálném čase.
- Optimalizováno pro agilní pracovní postupy.
- Propojuje úkoly, diskuse a e-maily s plánem projektu uživatele.
- Obsahuje robustní šablony pro marketingové agentury
Nevýhody:
- Mnoho funkcí a nastavení může být pro některé uživatele ohromující.
- Dražší než některé jiné nástroje projektového řízení.
- Možnosti finanční správy, jako je rozpočtování a fakturace, jsou k dispozici pouze v plánech vyšší třídy.
- Má křivku učení, zejména pro nové uživatele.
3. Vedoucí příběhu
Sprout Social je cenný software pro řízení projektů pro agentury, zejména ty, které se intenzivně zabývají tvorbou a distribucí obsahu. Jeho silné stránky spočívají v pracovních postupech s obsahem, vícekanálovém publikování a funkcích pro spolupráci.
Klady:
- Uspořádejte klienty v jejich vlastním pracovním prostoru, aby členové týmu mohli upravovat, komentovat a schvalovat obsah.
- Publikujte obsah prostřednictvím různých digitálních kanálů, včetně blogů, sociálních médií a e-mailu.
- Plánujte a organizujte data publikování obsahu pomocí kalendáře obsahu a funkcí plánování.
- Vestavěné nástroje SEO pomáhají agenturám optimalizovat obsah pro vyhledávače.
Nevýhody:
- Sprout Social se primárně zaměřuje na tvorbu a distribuci obsahu. I když nabízí vynikající možnosti správy obsahu, nemusí poskytovat hloubku funkcí projektového řízení, které lze nalézt ve specializovaných nástrojích pro řízení projektů.
4. Basecamp
Basecamp je uživatelsky přívětivé řešení projektového řízení vytvořené pro zjednodušení spolupráce a komunikace. Tento nástroj usnadňuje marketingovým týmům přidělovat úkoly, sdílet soubory, sledovat průběh projektu a komunikovat s klienty na jednom místě. Díky intuitivnímu rozhraní a řadě integrací s jinými aplikacemi na pracovišti je Basecamp oblíbenou volbou pro agentury.
Klady:
- Uživatelsky přívětivé rozhraní a snadné použití.
- Nabízí zasílání zpráv v reálném čase a integrované sdílení souborů.
- Komplexní nástroje pro řízení projektů, včetně přiřazení úkolů a sledování milníků.
- Dostupné ceny a obrovská zákaznická základna.
Nevýhody:
- Nabízí méně možností přizpůsobení než jiné nástroje pro řízení projektů.
- Některé pokročilé funkce mají strmější křivku učení.
- Byly hlášeny občasné technické závady, ale zákaznická podpora reaguje.
- Nedávné změny cen zasáhly větší organizace.
5. Smartsheet
Smartsheet je robustní platforma pro provádění práce navržená pro společné řízení práce. Poskytuje výkonné nástroje pro plánování a sledování marketingových kampaní pomocí Ganttových diagramů, kalendářů, zpráv a dalších. Smartsheet umožňuje podrobné mapování projektu spolu s automatizací pro hladší realizaci. Rozsáhlé možnosti mohou být pro základní potřeby ohromující.
Klady:
- Snadné použití a uživatelsky přívětivé rozhraní.
- Pokročilé funkce automatizace a spolupráce.
- Široká škála vysoce přizpůsobitelných šablon.
- Možnosti monitorování a hlášení.
Nevýhody:
- Omezený protokol činnosti.
- Dražší než některé jiné nástroje projektového řízení.
- Někteří uživatelé považují pracovní postup za matoucí.
- Některé funkce nejsou nabízeny bez integrací třetích stran.
6. Úl
Hive je navržen speciálně pro marketingové týmy. Má nástroje pro plánování a provádění kampaní, sledování času, správu aktiv a spolupráci se spoluhráči. Umožňuje obchodníkům optimalizovat pracovní postupy pomocí přizpůsobitelných šablon, oznámení a integrací s platformami zaměřenými na marketing. Hive je však novější, s menší uživatelskou základnou než někteří konkurenti.
Klady:
- Komplexní reporting a analýzy.
- Mobilní aplikace pro iOS a Android.
- Přizpůsobitelné projektové desky a možnosti správy úkolů
- Automatizační funkce pro zefektivnění pracovních postupů
Nevýhody:
- Nastavení může vyžadovat trochu více práce ve srovnání s řešením all-in-one.
- Funkce nemusí být tak komplexní jako jiné nástroje pro řízení projektů.
- Pro větší týmy to může být drahé.
- Omezená podpora pro offline použití.
Jaký software pro řízení projektů je vhodný pro vaši marketingovou agenturu?
Proč existuje tolik možností na výběr, pokud jde o platformy pro řízení projektů? Protože žádné z těchto řešení není univerzální.
Pro vaši agenturu pečlivě zvažte, která platforma vyhovuje vašim jedinečným potřebám a pracovním postupům. Zde jsou důležité faktory, které byste měli zvážit:
- Integrace: hledejte systém, který se hladce integruje s dalšími nástroji, na které se spoléháte, jako je e-mail, design, CRM a fakturační software. Tím se ušetří čas strávený přepínáním mezi platformami.
- Snadnost použití: Zvažte křivku učení a intuitivní rozhraní pro váš tým. Složitý software může bránit přijetí uživatele.
- Funkce: Přizpůsobte funkce složitosti svých projektů. Pokud zpracováváte jednoduché projekty, základní nástroj jako Basecamp může být perfektní. Pro sofistikované iniciativy jsou vhodnější robustní řešení jako Wrike.
- Rozpočet: Vyhodnoťte cenové modely a to, jak se náklady přizpůsobují růstu vaší agentury. Začněte se základními funkcemi a podle potřeby přidejte možnosti.
- Přístupnost: Pro týmy na cestách si vyberte software s mobilními funkcemi, offline přístupem a komunikační nástroje aby byli všichni ve spojení.
- Škálovatelnost: Jak vaše agentura roste, vaše projektové řízení se musí rozšířit. Zajistěte, aby řešení bylo možné plynule škálovat od několika do stovek uživatelů.
Zabalení
Správné řešení projektového řízení splní vaše aktuální potřeby a přizpůsobí se vaší agentuře pro budoucí úspěch. Díky lepší koordinaci napříč různými projekty bude váš tým schopen zefektivnit operace a zajistit hladší fungování. Efektivní software zvyšuje produktivitu, spokojenost klientů a návratnost investic.
