Zpeněžujte své Blogy a Gadgety: Tipy pro Experty na SEO, Sociální Sítě a Affiliate Marketing

Průvodce SEO Project Management (s bezplatnou šablonou plánu)

Průvodce SEO Project Management (s bezplatnou šablonou plánu)

Co je to SEO Project Management?

Zde v Ahrefs spolupracujeme s více než 2 000 digitálními agenturami, takže rozumíme každodenním výzvám, kterým čelí. Jednou z nejčastějších výzev je, jak efektivně řídit více SEO projektů. Požádali jsme několik digitálních agentur, které jsou lídry v odvětví SEO, aby nám pomohly osvětlit toto téma a podělily se o své znalosti a odborné znalosti o tom, jak interně organizují SEO projekty.

Jsme vděční za příspěvky k tomuto článku od následujících SEO odborníků:

  • Tyson Hinz, COO ve společnosti WebMarketers
  • Laurel Miltner, ředitelka digitální strategie ve společnosti Orbit Media Studios
  • John Lincoln, generální ředitel společnosti Ignite Visibility

Řízení projektu SEO zahrnuje žonglování s mnoha pohyblivými částmi. Pro agentury je tato práce o to obtížnější, že se provádí u několika klientů v různých fázích a úrovních složitosti. Čím více klientských projektů, tím více lidí zapojených. Věci se mohou velmi rychle zvrhnout. To je důvod, proč potřebujete solidní rámec a proces řízení SEO projektů, který je systemizovaný.

Každý daný SEO projekt může obsahovat až 8 (!) pohyblivých částí nebo mnohem více:

      1. On-page SEO audit webu
      2. Oprava problémů se SEO na stránce (např. rychlost webu, nefunkční odkazy atd.)
      3. Výzkum klíčových slov
      4. Pokračující podpora budování odkazů
      5. Analýza zpětných odkazů
      6. Produkce obsahu
      7. Blogger/PR dosah
      8. Optimalizace stávajícího obsahu

Dobře zdokumentovaný systém umožní jeho snadné škálování (přidání více klientů, více projektů) a bude dostatečně robustní, abyste mohli snadno zavést nové členy týmu nebo vyměnit členy týmu bez velké zátěže na školení nebo potřeby zvyšování kvalifikace.

Některé možnosti, jak zdokumentovat proces řízení projektů SEO, zahrnují:

  • Interní wiki / intranet
  • Jednoduchý dokument MS Word nebo Google Docs
  • Zpracujte stránky v rámci nástrojů pro řízení projektů SEO

Ačkoli vám nástroje mohou pomoci zefektivnit a spravovat všechny vaše SEO projekty, stále musíte začít s pevným základem procesů a dobře zdokumentovaným systémem pro zakládání, provoz a údržbu SEO projektů ve vaší agentuře.

Proč je SEO projektové řízení důležité?

Principy efektivního řízení SEO projektů jsou stejné jako obecné projektové řízení:

      1. Využijte formální strukturu projektu
      2. Definujte rozsah projektu, cíl a cíle
      3. Stanovte si role, povinnosti a očekávání
      4. Identifikujte rizika a překážky
      5. Udržujte průběžnou komunikaci
      6. Změřte pokrok

„Komunikace“ je v zásadě č. 5 uvedena samostatně, ale je také základní složkou všech zásad. Je to lepidlo, které udrží váš projekt na správné cestě a zajistí, že prasklinami nic nepropadne. Nástroje pro SEO Project Management mohou pomoci systematizovat vaši komunikaci o úkolech, ale potřebujete také procesy, jak udržovat klienty aktuální a zprostředkovat pocit týdenního / měsíčního pokroku směrem k cílům.

Strukturování a správa vašeho SEO týmu

Existuje několik způsobů, jak strukturovat svůj tým pro efektivní řízení SEO projektů. Jak přebíráte více klientských projektů, pracovní postupy se stávají komplikovanějšími, protože pohyblivé části uvedené výše se stávají trojrozměrnými a vícenásobnými pro každý projekt. Jak rostete, můžete zapomenout na projektové úkoly nebo zmeškat termíny. To je kde viditelnost projektu je klíčem k zajištění toho, aby každý v týmu viděl každý projekt a všechny jednotlivé úkoly.

John Lincoln, generální ředitel digitální agentury se sídlem v San Diegu Zapálit viditelnost věří v udržení velikosti týmu hubený a zlý je způsob, jak jít.

“Pokud jde o týmovou strukturu SEO, problémem je příliš mnoho lidí v kuchyni. Čím více lidí se zapojí – zvláště pokud jsou nezkušení –, tím těžší je dotáhnout věci do konce.”

Velikost a struktura vašeho týmu by měly odrážet odborné znalosti, které potřebujete pro počet projektů, které máte. Pro většinu agentur bude jejich prvním najatým SEO ředitelem nebo SEO manažerem. Tato osoba bude mít za úkol „řídit“ SEO projekty a definovat procesy a metodiky agentury. Je samozřejmé, že tento pronájem je nesmírně důležitý, protože nastavuje standard pro to, jak se SEO práce provádí.

Číst:  Jaké dovednosti obsahový marketing vyžaduje a jak se je učíte?

Jak se tým rozšiřuje, je to obvykle tento SEO ředitel, kdo má vliv na rozhodování o dalších zaměstnancích. Jak se tedy ujistíte, že najmete nejlepšího možného ředitele SEO? Je zajímavé, že samotný Google má na to názor:

Doporučují následující 3-krokový proces:

1. Rozhovor

Během pohovoru pozorně poslouchejte, jak kandidát mluví o tom, jak by plnil svou roli, tj.: jsou příliš fixovaní na hodnocení, nebo jsou holističtější a mluví o tom, jak SEO pomáhá dosáhnout celkových obchodních cílů klientů? Google doporučuje najmout SEO profesionály, kteří prokázali, že dokážou propojit SEO aktivity a výsledky s hmatatelnou obchodní hodnotou.

2. Kontrola reference

Jako každý náborový proces je kontrola referencí povinná. Poté, co si proberete základy, Google navrhuje, abyste se pokusili pochopit, jak kandidát dříve vedl své okolí (tj. tým, vrstevníky, klienty). Byly jejich výsledky SEO udržitelné? Jaká byla rovnováha mezi jejich krátkodobými opravami a dlouhodobou strategií? Jak úspěšně se jim podařilo vzdělávat/prosazovat, aby se SEO stalo nedílnou součástí podnikání jejich klientů?

3. Technický audit

Žádný proces náboru SEO by nebyl úplný, aniž byste požádali kandidáta o předložení auditu SEO. Nyní jste na řadě, abyste „byli klientem“ a vyzkoušeli si, jak kandidát hodnotí web a jak sděluje případné problémy, tipy pro optimalizaci a oblasti příležitostí. V botách klienta se ho zeptejte, jaké investice (čas, peníze, zdroje) jsou potřeba ke zlepšení výkonu, a zhodnoťte, jak dobře strukturují svou reakci a propojují každý kus práce s obchodní hodnotou. Chcete-li posoudit jejich technický audit, podívejte se na náš Kontrolní seznam auditu webových stránek jako výchozí měřítko.

Definování procesu řízení SEO projektů

Mluvil jsem s Tysonem Hinzem, COO v kanadské digitální agentuře WebMarketéřikteří provozují několik SEO projektů na cestách pro klienty na všech úrovních digitální vyspělosti.

“Klíčem k úspěšnému řízení více projektů najednou je mít skálopevnou metodologii a dobře implementované systémy řízení práce.”

Tyson vysvětlil metodologii WebMarketers pro správu více projektů SEO. Agentura používá čtyřfázový proces:

      1. Výzkum/plán – Ve fázi průzkumu se hluboce ponoří do webových stránek analytických a auditních klientů. Pomocí různých nástrojů zkoumáme obsah, strukturu a výkon webu a také konkurenční prostředí. Identifikují nejlepší příležitosti dané klientovými rozpočty a obchodními cíli a rozdělí tyto příležitosti do úkolů, které jsou vloženy do Workzone, jejich softwaru pro řízení projektů. Zjistili, že plánování tříměsíčních úkolů SEO najednou je nejlepší, protože jim umožňuje efektivněji plánovat dlouhodobější strategie a zároveň jim dává flexibilitu měnit kurz podle potřeby.
      2. Vykonat – Ve druhém kroku plní plánované úkoly. Díky důkladnému výzkumu a plánování má SEO tým WebMarketers vždy jasný přehled o tom, co je v daný den potřeba udělat. Ať už se jedná o psaní blogových článků, zlepšování struktury záhlaví, implementaci strukturovaných dat nebo zlepšování rychlosti stránek, jejich SEO tým má čas, který potřebují, aby udělal věci správně.
      3. Analyzovat – Ve fázi analýzy hodnotí provedenou práci a její dopad na webové stránky jejich klientů. V tuto chvíli si kladou otázky jako „zvedl blogový příspěvek předpokládanou návštěvnost?“, „jak efektivní byly nové meta popisy při zlepšování CTR?“ nebo „jak moc byly schopny zkrátit dobu načítání po minifikaci CSS a Javascript“. Tento krok analýzy je klíčový, protože bez něj by mohly být peníze klienta promarněny, pokud budete jednoduše pokračovat v plnění úkolů bez kontroly dopadu.
      4. Upravit – Jakmile zanalyzují výkon plánu SEO, jsou schopni provést potřebné úpravy za účelem zlepšení výsledků i celkových procesů. Úpravy se provádějí z různých důvodů – pokud něco funguje lépe, než se očekávalo, mohou to zdvojnásobit a/nebo zopakovat, kde je to možné.

Pokud se vám tyto kroky zdají známé, je to proto, že jsou založeny na PDCAnebo Demingovo kolo. Metoda řízení ve čtyřech krocích sice vznikla ve výrobní aréně, ale je stejně účinná pro marketing a je způsobem, jak neustále zlepšovat procesy a dosahovat lepších výsledků.

Číst:  Váš průvodce výběrem správného sítka na koktejly

Neustálé zlepšování je něco, o co by měla usilovat každá marketingová agentura. Nejen proto, že zlepšuje výsledky pro klienty, ale také proto, že umožňuje agenturám vylepšovat své procesy, eliminovat plýtvání časem a fungovat ziskověji.

Tým WebMarketers v jejich kanceláři v Ottawě

Spojte vše dohromady s nástroji pro řízení projektů

Zatímco zkoumání, provádění, analýza a úpravy jsou skvělým způsobem, jak zajistit neustálé zlepšování; samy o sobě to nestačí. Těžkou realitou pro mnoho agentur je to, že existuje omezený počet hodin za týden a také omezený počet rukou na palubě k provedení práce a analýzy potřebné k převzetí teorie a jejímu uvedení do praxe. Tysonův tým spoléhá na nástroj pro správu pracovních toků, aby bylo vše organizováno na jednom místě.

“Používáme Workzone, abychom zajistili, že úkoly nejsou pouze naplánovány a přiděleny správné osobě, ale také aby byla pracovní zátěž rozložena a naplánována tak, aby byla dokončena před datem fakturace našich klientů.”

S tímto softwarem mohou manažeři sledovat denní pracovní vytížení zaměstnanců, identifikovat potenciální problémy dříve, než nastanou, a zajistit, aby všechny SEO projekty proběhly podle plánu – bez ohledu na to, kolik jich je.

Tým Orbit Media Studios

Laurel Miltner je ředitelkou digitální strategie v digitální agentuře se sídlem v Chicagu, Orbit Media Studios a také velmi spoléhá na procesy a nástroje, aby zvládla pracovní zátěž agentury v oblasti SEO.

“Procesy a dokumentace se staly zásadními prvky úspěšného řízení SEO projektů ve společnosti Orbit. Je pro nás důležité pomáhat klientům sledovat zlepšení výkonu SEO na makro úrovni (celý web) i mikro (stránka po stránce a klíčová témata). “

Na rozdíl od většiny tradičních webových projektů, které začínají a končí nebo mají definovaná data, většina SEO projektů probíhá. Na začátku projektu samozřejmě existují jednorázové úkoly, ale měsíční aktivity, jako je tvorba obsahu, dosah a vytváření odkazů, jsou běžnými „udržovacími“ položkami.

“Součástí procesu musí být rámce pro podávání zpráv, stejně jako dokumentování toho, co bylo uděláno a kdy. Každý program a projekt začínáme otázkou ‘Čeho se snažíme dosáhnout a jak to budeme sledovat?'”

Orbit Media Studios propojuje úkoly SEO s výsledky projektu

Nástroje pro řízení projektů SEO by vám měly pomoci komunikovat pokrok jak interně s vaším týmem, tak externě s vašimi klienty. Jak Laurel zmiňuje, tato úroveň zpětného podávání zpráv klientovi pomáhá komunikovat hodnotu, kterou vaše agentura přináší zpět do klientova podnikání.

Běžné problémy a jak je překonat

Žádný dokumentovaný proces

Nejen, že to dělá každý projekt neefektivním a nekonzistentním, ale neexistence zdokumentovaného procesu znamená, že musíte pokaždé znovu vynalézat kolo a váš pracovní postup je závislý na znalostech uvízlých v hlavě lidí – možná i na vašich! Řešení: „open-sourcing“ vašich znalostí v rámci vaší agentury činí vše, co děláte, škálovatelné. Jakmile jsou procesy zdokumentovány, můžete přijmout více lidí, kteří se budou učit a provádět podle vašeho procesu. To je jediný způsob, jak efektivně růst, když zapojíte více projektů SEO klientů.

Scope Creep a nekonečné revize

Procesy SEO Project Management vám mohou pomoci organizovat práci interně, ale mají také velkou výhodu v tom, že pomáhají strukturovat projekt a jasně nastavit očekávání s vaším klientem. Scope creep je velmi častým problémem, s nímž se agentury potýkají, a může se časem vyšplhat až k tisícům nákladů. Řešení: implementujte jasná očekávání pro každou fázi projektu a definujte revize a hodiny, pokud účtujete na základě milníků/dodávek.

Nedostatek komunikace

Důležitost jasné a neustálé komunikace nelze přeceňovat. Bez dobré komunikace se efektivita porouchá, což má dopad na časové harmonogramy, rozpočty, kvalitu a může být škodlivé pro vztah agentura-klient. Řešení: někteří projektoví manažeři říkají, že nic takového neexistuje přílišná komunikace. Použití níže uvedeného nástroje pro řízení projektů pomůže zautomatizovat a koordinovat velkou část komunikace v týmu, aby každý viděl, na čem všichni ostatní pracují a jak spolu všechny pohyblivé části souvisí a postupují.

Číst:  ROI sociálních médií: Váš krátký průvodce měřením strategie sociálních médií

Trello

Trello popularizoval „kanban board“, na kterém jsou zastoupeny úkoly karty. Tyto karty jsou pak uspořádány do sloupců na deska. Sloupce obvykle představují fáze projektu (zleva doprava), ale lze je nastavit libovolně.

V příkladu fází projektu vstoupí karta do prvního sloupce nalevo a přesouvá se na pravou stranu hrací desky, dokud není dokončena.

Karty mohou mít řadu různých atributů, včetně vlastníků, priorit, kategorií, termínů atd. Ke kartám můžete připojit média a jakékoli soubory, aby byly věci pohromadě.

Trello se stalo populární díky své jednoduchosti a flexibilitě. Natolik, že se objevil celý ekosystém doplňkových aplikací na podporu uživatelů Trello. Například, Zprávy modré kočky poskytuje snadné hlášení a analýzy pro Trello, takže můžete pochopit, jak karty (aka úkoly) fungují v průběhu vašeho pracovního postupu.

ásana

ásana je jedním z nejpopulárnějších plnohodnotných nástrojů pro řízení projektů, které používají digitální agentury. Nízká cena společnosti Asana jim pomohla uspět v zajetí slušné části trhu řízení projektů SEO. Stejně jako Trello má Asana také zobrazení kanban (nebo „rozvržení desky“, jak tomu říkají), ale také vám umožňuje vizualizovat vaše úkoly několika dalšími způsoby, včetně tradičního Ganttova zobrazení (nebo „zobrazení časové osy“):

Zobrazení seznamu:

a zobrazení kalendáře:

Pracovní zóna

Jako Asana, Pracovní zóna je kompletní sada pro řízení projektů s mnoha stejnými funkcemi, ale zaměřuje se na přijetí v celém týmu.

To je skvělé pro velké agentury se spoustou zaměstnanců, kteří potřebují spolupracovat. V této situaci, čím více se Workzone stává centrem všech komunikací a úkolů, tím větší viditelnost a efektivitu projektu získá celá agentura.

Linkio

Linkio se specializuje na software pro správu vaší zpětné kampaně se super užitečnými funkcemi pro vyhledávání odkazů a dosahování bloggerů.

Tabulka

Když všechno ostatní selže, vždy je tu Excel nebo Google Sheets (mimochodem, tady je skvělý hack: zadejte „sheet.new“ do adresního řádku Chrome a okamžitě vytvořte nový Google Sheet). Tabulky jsou osvědčenou metodou pro jednoduchou správu úkolů a sledování stavu. Přes pokročilé nástroje výše jsou tabulky stále pravděpodobně nejoblíbenější metodou pro řízení SEO projektů. Jsou jednoduché, známé a neodmyslitelně přizpůsobitelné.

Pokud s řízením projektů SEO začínáte, stáhněte si naši bezplatnou šablonu Excel níže:

Další kroky

V tomto článku jsme probrali základy SEO Project Management a odkázali na tři SEO experty z předních digitálních agentur v oboru. Nyní je řada na vás, abyste uvedli teorii do praxe. Pokud si od těchto odborníků vezmete pouze jeden pohled, je to důležité sdělení. Každý proces a metodika, kterou v rámci svých SEO projektů zavedli, je podložena interní i externí komunikací. Workflow nástroje rozhodně pomohou při umožnění této komunikace.

Potřebujete také důkladnou dokumentaci, která popisuje, jak věci děláte, a kroky podniknuté pro každý úkol. To vám pomůže škálovat vaše služby, když přijmete více klientů. Musíte odstranit závislost na lidech a zdrojích. Pokud to neuděláte, narazíte na úzká hrdla ve svém pracovním postupu a začnete ztrácet efektivitu ve své práci.

Ale vše výše uvedené je irelevantní, pokud ve svém týmu nemáte zkušené praktiky. Nejcennějším aktivem vaší agentury jsou vaši lidé. Najímání těch nejlepších od prvního dne vám pomůže připravit se na úspěch!

Pokud se chcete podělit o své tipy a triky pro řízení projektů SEO, tweetujte nám s hashtagem #seoptimer.